 |
| Presentasi Kelompok Fishbone Diagram |
Fishbone Diagram
Pada Program "Problem Solving & Decision Making"
Balikpapan, 14-16 November 2016
Fasilitator : Isharyadi
Fishbone
diagram (diagram tulang ikan — karena bentuknya seperti tulang
ikan) sering juga disebut Cause-and-Effect
Diagram atauIshikawa Diagram diperkenalkan oleh Dr.
Kaoru Ishikawa, seorang ahli pengendalian kualitas dari Jepang, sebagai satu
dari tujuh alat kualitas dasar (7 basic quality tools). Fishbone
diagram digunakan ketika kita ingin
mengidentifikasi kemungkinan penyebab masalah dan terutama ketika sebuahteam cenderung jatuh
berpikir pada rutinitas (Tague, 2005, p. 247).
Suatu tindakan dan langkah improvement akan lebih mudah dilakukan jika masalah dan akar
penyebab masalah sudah ditemukan. Manfaat fishbone diagram ini dapat menolong kita untuk menemukan akar penyebab
masalah secara user
friendly, tools yang user friendly disukai orang-orang di industri manufaktur di
mana proses di sana terkenal memiliki banyak ragam variabel yang berpotensi
menyebabkan munculnya permasalahan (Purba, 2008, para. 1–6).
 |
| 25 Karyawan Telkomsel Regional 4 |
Fishbone diagram akan
mengidentifikasi berbagai sebab potensial dari satu efek atau masalah,
dan menganalisis masalah tersebut melalui sesi brainstorming.
Masalah akan dipecah menjadi sejumlah kategori yang berkaitan, mencakup
manusia, material, mesin, prosedur, kebijakan, dan sebagainya. Setiap kategori
mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui sesi brainstorming.
Untuk lebih jelasnya, saya akan menguraikan prosedur
atau langkah-langkah pembuatan fishbone
diagram di bawah ini.
Langkah-Langkah Pembuatan Fishbone
Diagram
Pembuatan fishbone diagram kemungkinan
akan menghabiskan waktu sekitar 30-60 menit dengan peserta terdiri dari
orang-orang yang kira-kira mengerti/paham tentang masalah yang terjadi, dan
tunjuklah satu orang pencatat untuk mengisi fishbone diagram. Alat-alat yang perlu disiapkan adalah: flipchart atau whiteboard dan marking
pens atau spidol.
Langkah 1: Menyepakati pernyataan
masalah
- Sepakati sebuah pernyataan masalah (problem statement). Pernyataan masalah ini
diinterpretasikan sebagai “effect”, atau secara visual dalamfishbone seperti “kepala ikan”.
- Tuliskan masalah tersebut di tengah whiteboard di sebelah
paling kanan, misal: “meningkatnya bad debitur bulan september 2016.
- Pernyataan masalah harus memenuhi unsur SPOK
- Gambarkan sebuah kotak mengelilingi tulisan pernyataan masalah
tersebut dan buat panah horizontal.
Langkah 2: Mengidentifikasi
kategori-kategori
- Dari garis horisontal utama, buat garis diagonal yang menjadi
“cabang”. Setiap cabang mewakili “sebab utama” dari masalah yang ditulis.
Sebab ini diinterpretasikan sebagai “cause”, atau secara visual dalam fishboneseperti “tulang ikan”.
- Kategori sebab utama mengorganisasikan sebab sedemikian rupa sehingga
masuk akal dengan situasi. Kategori-kategori ini antara lain:
- Kategori 6M yang biasa digunakan dalam industri manufaktur:
- Machine (mesin
atau teknologi),
- Method (metode atau
proses),
- Material (termasuk raw material, consumption, dan informasi),
- Man Power (tenaga
kerja atau pekerjaan fisik) / Mind Power (pekerjaan
pikiran: kaizen, saran, dan sebagainya),
- Measurement (pengukuran
atau inspeksi), dan
- Milieu / Mother Nature (lingkungan).
- Kategori 8P yang biasa digunakan dalam industri jasa:
- Product (produk/jasa),
- Price (harga),
- Place (tempat),
- Promotion (promosi
atau hiburan),
- People (orang),
- Process (proses),
- Physical Evidence (bukti
fisik), dan
- Productivity & Quality (produktivitas
dan kualitas).
- Kategori 5S yang biasa digunakan dalam industri jasa:
- Surroundings (lingkungan),
- Suppliers (pemasok),
- Systems (sistem),
- Skills (keterampilan),
dan
- Safety (keselamatan).
- Kategori di atas hanya sebagai saran, kita bisa menggunakan kategori
lain yang dapat membantu mengatur gagasan-gagasan. Jumlah kategori
biasanya sekitar 4 sampai dengan 6 kategori.
Langkah 3: Menemukan sebab-sebab
potensial dengan cara brainstorming
- Setiap kategori mempunyai sebab-sebab yang perlu diuraikan melalui
sesi brainstorming.
- Saat sebab-sebab dikemukakan, tentukan bersama-sama di mana sebab
tersebut harus ditempatkan dalam fishbone diagram, yaitu
tentukan di bawah kategori yang mana gagasan tersebut harus ditempatkan,
misal: “Mengapa bahaya potensial? Penyebab: Karyawan tidak mengikuti
prosedur!” Karena penyebabnya karyawan (manusia), maka diletakkan di bawah
“Man”.
- Sebab-sebab ditulis dengan garis horisontal sehingga banyak “tulang”
kecil keluar dari garis diagonal.
- Pertanyakan kembali “Mengapa sebab itu muncul?” sehingga “tulang”
lebih kecil (sub-sebab) keluar dari garis horisontal tadi, misalnya seperti dalam contoh : “Revenue BTS dibawah 30 juta meningkat pada Kuartal 4 tahun 2016”
Langkah 4: Mengkaji dan menyepakati
sebab-sebab yang paling mungkin
- Setelah setiap kategori diisi carilah sebab yang paling mungkin di
antara semua sebab-sebab dan sub-subnya.
- Jika ada sebab-sebab yang muncul pada lebih dari satu kategori,
kemungkinan merupakan petunjuk sebab yang paling mungkin.
- Kaji kembali sebab-sebab yang telah didaftarkan (sebab yang tampaknya
paling memungkinkan) dan tanyakan , “Mengapa ini sebabnya?”
- Pertanyaan “Mengapa?” akan membantu kita sampai pada sebab pokok dari
permasalahan teridentifikasi.
- Tanyakan “Mengapa ?” sampai saat pertanyaan itu tidak bisa dijawab lagi. Kalau sudah sampai ke situ sebab pokok telah terindentifikasi.
Catatan pelatihan 3 hari bersama TELKOMSEL.
